For at sikre størst mulig succes med procesarbejdet er det vigtigt, at medarbejderne inddrages og deltager aktivt i designet af de nye processer. Dette sikrer en robust og varig implementering samt forandring.

Figur 1: figuren viser centrale omdrejningspunkter i procesarbejdet, som altid bør adresseres.

Start procesarbejdet med at afklare formålet. I denne fase kan det være hensigtsmæssigt at bede medarbejderne om at beskrive deres ønskescenarie for den fremtid, de ser, når procesforandringen er gennemført. Du vil typisk modtage mange forskellige perspektiver på den ønskede fremtid, hvilket kan medvirke til at definere formålet med arbejdet.

Et ofte overset aspekt er sproglige misforståelser, hvor vi uden at vide det kan have forskellige opfattelser af, hvad nøglebegreber egentlig betyder. Det er vigtigt at identificere centrale nøglebegreber og tydeliggøre definitionerne for medarbejderne, så alle har samme udgangspunkt.

En anden overset faktor er manglende viden hos de involverede medarbejdere. Det er vigtigt at uddanne medarbejderne, så deres input og deltagelse skaber størst mulig værdi i procesarbejdet. Dette behøver ikke indebære omfattende uddannelsesplaner, men snarere en præcis identifikation af nøgleviden, som medarbejderne kan tilegne sig, eksempelvis gennem mikrouddannelser integreret i deres hverdag.

I en forandringsproces er det ofte naturligt for os at være konservative og først tro på en ændring, når vi ser den i praksis. Derfor kan det være gavnligt at anvende beta-afprøvning, hvor ændringer afprøves flere gange, inden teamet sammen beslutter, om ændringen skal indføres permanent. Denne metode er særdeles effektiv til at imødegå modstand mod forandringer.