Mange af os som arbejder på kontor bliver dagligt udsat for kravet om tidsregistrering, desværre er alle de tidsregistreringssystemer som jeg er blevet udsat for, pragteksemplarer på dårlig projektledelse samt fraværet af forståelse for forandringsledelse og adfærdsdesign.

Jeg er ofte stødt på systemer med lange uforståelige rækker af tal, der er yderst besværlige at forstå endsige anvende, og hvor der ikke er nogen hjælp at hente til hvordan eller hvad der skal tidsregistreres.

Det er ikke nok at projektlederen som implementerer tidsregistreringssystemet, laver et opslag på intranettet og sender en mail ud om at nu skal alle tidsregistrere hver dag. Tværtimod skal systemet fra start designes så det er let at anvende, intuitivt og outputtet skal være en præcis registrering af brugerens tid. Det sker kun ved at have brugeren i fokus fra start samt løbene brugerhjælp og opfølgning.

I forhold til almindelige driftstimer bør det ikke være op til brugeren at finde tidskoderne, teamlederen laver en skabelon, hvor alle nødvendige aktiviteter som medarbejderen kunne tænkes at have, er udfyldt på forhånd, så der kun mangler brugerens timeregistrering.

Det sker at medarbejdere arbejder med projekter, her skal projektteamnet stiller de nødvendige skabeloner til rådighed for brugeren.

Brugerinterfacet skal være så intuitivt at brugeren ikke behøver nogen vejledning for at tidsregistrere. Adgangen til tidsregistrering skal være let, det kunne fx være at tidsregistrering automatisk dukkede op første gang brugeren logger på hver dag. Eller tænk hvis tidsregistreringssystemet kunne genkende aktiviteter fra medarbejderens kalender og automatisk lægge disse aktiviteter ind i tidsregistreringssystemet!

Endeligt bør brugeren løbende blive mindet om vigtigheden af nøjagtig tidsregistrering, fx med løbende informationskampagner, opfølgning på hvad tidsregistreringen bliver anvendt til, konkurrencer og information om hvem der registrerer til tiden osv. Og husk KISS – Keep It Simple Stupid, lav et så simpelt system som overhovedet muligt, det øger chancen for nøjagtig tidsregistrering.